สาระการเรียนรู้ วิชา ภาษาไทย

หน่วยที่ 5

การเขียนจดหมายธุรกิจ

สาระการเรียนรู้

     1 ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

     2 การใช้ภาษาในจดหมายธุรกิจ

     3 รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

     4 การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

     1 สะดวกเพราะไม่ต้องเสียวลาเดินทางไปด้วยตนเอง

     2 ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

     3 สามารถติดต่อกับบุคคลที่ไม่รู้จักได้ เช่น การเขียนจดหมายโฆษนาสินค้า

     4 สามารถเขียนรายละเอียดได้ชัดเจนและสมบรูณ์กว่าการพูด

     5 เก็บเป็นหลักฐานได้ และใช้อ้างอิงได้แม้เวลาจะผ่านไปนานเพียงใด

การใช้ภาษาในจดหมายธุรกิจ

     1 กะทัดรัด คือ การใช้คำน้อยแต่ได้ใจความครอบคลุมเรื่องราวทั้งหมด ใช้คำและประโยคที่กะทัดรัดได้ใจความ

     2 ชัดเจน คือ ต้องแสดงความคิดเห็นหรือความต้องการอย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามได้ถูกต้อง ไม่เกิดความสับสนและไม่ต้องตีความหลายทาง

     3 ถูกต้อง คือ การเลือกใช้คำ การสะกดคำ การเรียงคำ และการใช้ประโยค

     4 ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ไทย หลีกเลี่ยงสำนวนต่างปประเทศ

     5 สุภาพ คือ การใช้ถ้อยคำที่แสดงความสุภาพ เพื่อสร้างความประทับใจที่ดีในการติดต่อ เช่น คำว่า ขอบคุณ ขออภัย ยินดี

     6 ประณีต คือ ใช้ภาษาอย่างประณีต เหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล

     7 คำนึ่งถึงผู้อ่าน คือ เขียนโดยคำนึงถึงความรู้สึกของผู้อ่านเป็นสำคัญ

การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ

     1 จดหมายสมัครงาน

     2 จดหมายเปิดเครดิต

     3 จดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ

     4 จดหมายสอบถาม

     5 จดหมายสั่งซื้อ

     6 จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ

     7 จดหมายทวงหนี้และเตือนหนี้

     8 จดหมายไมตรีจิต

1 จดหมายสมัครงาน

ความมุ่งหมายของจดหมายสมัครงาน คือ เพื่อ ทำให้เจ้าของงานให้โอกาสผู้เขียนจดหมายเข้ารับสัมภาษณ์ การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นวิธีหนึ่งที่หน่วยงานจะสามารถกลั่นกรองข้อมูลของผู้รับสมัครงานก่อนจะเรียกมาสัมภาษณ์ ในการเขียนจดหมายสมัครงานแม้อ้างถึงข้อมูลในประวัติส่วนตัว

ส่วนประกอบของจดหมายสมัครงาน อาจแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ

     1 คำนำ

     2 เนื้อหา

     3 สรุป

2 จดหมายขอเปิดเครดิต

จดหมายเครดิต คือ จดหมายที่ลูกค้าต้องการจะติดต่อเรื่องการค้าด้วยบัญชีเงินเชื่อ ซึ่งลูกค้าที่ขอเปิดเครดิตต้องแสดงราบระเอียดส่วนตัวและกิจการของตนพร้อมระบุชื่อบุคคลที่จะให้ราบระเอียดเกี่ยวกับฐานการเงินของตนต่อบริษัทห้งร้านที่จะขอเปิดบัญชีเงินเชื่อได้

หลักสำคัญในการเขียนจดหมายขอเปิดเครดิต

     1 ระบุรายละเอียดต่างๆ

     2 ระบุชื่อและที่อยู่ของผู้รับร้องให้จัดเจน

     3 ระบุสัญญาหรือระเบียบที่จะปฏิบัติเมื่อได้รับเครดิตแล้ว

องค์ประกอบของจดหมายขอเปิดเครดิต

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

    3 ส่วนท้าย

3 จดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ

จดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ คือ จดหมายที่บริษัทห้างร้านต่างๆซึ่งเป็นผู้ผลิตหรือจำหน่าย มีไปถึงลูกค้าหรือผู้บริโภคที่คิดว่าจะสนใจสินค้าและบริการของบริษัท เพื่อเผยแพร่หรือบอกข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์สินค้า

องค์ประกอบของจดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

การเขียนจดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการที่ดี มีลักษณะดังนี้ 

     1 เรียกร้องความสนใจจากลูกค้าด้วยเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง

     2 ให้ความกระจ่างของสินค้าหรือบริการที่ต้องการเสนอขาย

     3 พยายามก่อให้เกิดความพอใจ และต้องการสินค้าหรือบริการนั้น

     4 ให้ความหวังว่าจะได้รับใบสั่งซื้อหรือจดหมายสั่งซื้อจากลูกค้า

4 จดหมายสอบถาม

จดหมายสอบถามคือ จดหมายที่ติดต่อระหว่างลูกค้ากับบริษัท ห้างร้าน ที่ต้องการสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น คุณภาพ ราคา ส่วนลด หรืออาจสอบถามเพิ่มเติมจากข่าวโฆษณาผ่านสื่อต่างๆ โดยอาจจะให้ทางบริษัทนั้นส่งรายละเอียดหรือแค็ตตาล็อกมา

องค์ประกอบของการเขียนจดหมายสอบถามละตอบสอบถาม

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

5 จดหมายสั่งซื้อ

คือจดหมายที่ลูกค้าหรือผู้ซื้อเขียนสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่ตนต้องการ เมื่อเกิดความพอใจในสินค้านั้น โดยระบุชนิดสินค้าตลอดจนรายละเอียดต่างๆอย่างชัดเจน

องค์ประกอบของจดหมายสั่งซื้อ

     1 ส่วนนำ

    2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

หลักการเขียนจดหมายสั่งซื้อและรับการสั่งซื้อ

     1 เขียนชื่อที่อยู่ของผู้สั่งซื้อสินค้าให้ชัดเจนเพื่อความสะดวกรวดเร็ว

     2 ระบุชนิดของสินค้า

     3 บอกวิธีชำระเงิน

     4 บอกวิธีการส่งของให้ชัดเจนว่าต้องการส่งทางไปรษณีย์ หรือ บริษัทขนส่ง

     5 ใช้ถ้อยคำในการเขียนให้สุภาพถูกต้องชัดเจน

6 จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ

คือ จดหมายที่ลูกค้าเขียนไปยังผู้ขายสินค้าเพื่อว่าหรือร้องเรียนให้ผู้ขายทราบถึงข้อบกพร่อง เช่น สินค้าชำรุด หรือ จดหมายตอบรับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการส่งสินค้าหรือบริการ

องค์ประกอบของจดหมายต่อว่า

     1 ส่วนนำ

       2 ส่วนเนื้อเรื่อง

       3 ส่วนท้าย

หลักการเขียนจดหมายต่อว่าหรือจดหมายร้องเรียน

     1 ระบุความผิดพลาดให้จัดเจน

     2 ชี้แจงรายละเอียดในการแก้ไขข้อผิดพลาดให้ผู้ขายทราบด้วยถ้อยคำสุภาพ

     3 ควรระบุหรือตำหนิว่าเป็นความผิดของใครโดยเฉพาะ แต่กล่าวด้วยถ้อยคำที่เป็นข้อเท็จจริง

จดหมายปรับความเข้าใจหรือจดหมายตอบรับร้องเรียน

คือ จดหมายที่ผู้ขายเขียนตอบลูกค้าที่แจ้งข้อผิดพลาด ข้อบกพร่องในการส่งสินค้าและปรับความเข้าใจชี้แจงข้อเท็จจริงให้ลูกค้าทราบ

องค์ประกอบของจดหมายปรับความเข้าใจหรือจดหมายตอบรับร้องเรียน

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

7 จดหมายทวงหนี้และเตือนหนี้

คือ จดหมายที่ผู้ขายเขียนไปถึงลูกค้าเพื่อแจ้งหนี้ให้ทราบ หากลูกค้าเพิกเฉยก็อาจจะต้องส่งจดหมายเตือนหนี้ไปอีกครั้ง การเขียนจดหมายทวงหนี้ต้องระมัดระวังคำพูด มิให้เป็นการดูหมิ่นเหยียดหยามลูกค้าแต่ให้ความหวังว่าลูกค้าจะชำระเงินค่าสินค้าเพื่อเป็นลูกค้าที่ดีต่อกันไป

จดหมายทวงหนี้และเตือนหนี้ อาจแบ่งเป็น 3 ระยะ คือ

1 ขั้นแจ้ง

องค์ประกอบของจดหมายทวงหนี้ขั้นแจ้ง

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

2 ขั้นเตือน

องค์ประกอบของจดหมายทวงหนี้ขั้นเตือน

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

3 ขั้นทวงหนี้

องค์ประกอบของจดหมายทวงหนี้ขั้นทวงหนี้

     1 ส่วนนำ

     2 ส่วนเนื้อหา

     3 ส่วนท้าย

8 จดหมายไมตรีจิต

เป็นจดหมายที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการซื้อขายโดยตรง แต่เขียนขึ้นเพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและหน่วยงานให้แน่นแฟ้นขึ้น

จดหมายไมตรีจิตมีหลายประเภทดังนี้

1 จดหมายแสดงความยินดี

2 จดหมายแสดงความเสียใจ

3 จดหมายขอความร่วมมือหรือความช่วยเหลือ

4 จดหมายขอบคุณ

5 จดหมายเชิญ